Program Operacyjny Pomoc Żywnościowa 2014-2020

PODPROGRAM  2021 Plus

                                    WYTYCZNE POLSKIEGO KOMITETU POMOCY SPOŁECZNEJ
                       dla jednostek  organizacyjnych Wielkopolskiego Zarządu Wojewódzkiego  P K P S

Wytyczne dotyczą działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2021 Plus

Niniejsze wytyczne zostały opracowane na podstawie „Wytycznych Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2021” – z dnia 11.08.2022 roku oraz zmiany Wytycznych z dnia  21.10.2022roku.

Przed rozpoczęciem dystrybucji wszystkie jednostki terenowe PKPS są bezwzględnie zobowiązane poinformować pisemnie wszystkie właściwe terenowo OPS o terminie rozpoczęcia dystrybucji artykułów spożywczych oraz o terminach i tematyce planowanych działań towarzyszących.

I.  PRZECHOWYWANIE GOTOWYCH ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH

Artykuły spożywcze otrzymane w ramach Podprogramu 2021 Plus powinny być przechowywane i transportowane w sposób zapewniający utrzymanie cech jakościowych oraz zabezpieczający przed ujemnymi czynnikami zewnętrznymi, szkodnikami lub zniszczeniem  w każdy inny sposób, zgodnie  z obowiązującymi przepisami prawa i zaleceniami producenta.

Magazyn musi prowadzić odrębną ewidencję magazynową (w formie elektronicznej bądź papierowej), umożliwiającą czytelne wyodrębnienie operacji magazynowych dla Podprogramu 2021Plus oraz  zidentyfikowanie ścieżki dystrybucji poszczególnych partii artykułów spożywczych. Wszystkie magazyny prowadzą dystrybucję zgodnie z zasadą „n + 2” (dla mleka UHT) i „n + 3” (dla pozostałych artykułów) oraz zobowiązane są zapobiegać marnotrawieniu żywności poprzez prowadzenie racjonalnej gospodarki magazynowej. Dokumentację magazynową należy też prowadzić odrębnie dla żywności pozyskiwanej we własnym zakresie, np. ze zbiórek, darowizn.   

II.  FORMA  DYSTRYBUCJI  ARTYKUŁÓW SPŻYWCZYCH MIĘDZY ODBIORCÓW KOŃCOWYCH

UWAGA: Od beneficjentów programu nie można pobierać żadnej i w jakiejkolwiek formie odpłatności lub żądać jakichkolwiek innych świadczeń!

PKPS jako organizacja partnerska uczestnicząca w Podprogramie 2021 Plus dystrybuuje otrzymaną żywność wyłącznie  w formie paczek lub posiłków przygotowywanych i wydawanych osobom potrzebującym . Żywności nie wolno przekazywać do DPS, ZOL, szkół, szpitali, hospicjów itp.

Poszczególne jednostki organizacyjne PKPS i ew. organizacje współpracujące z PKPS, prowadzące dystrybucję paczek żywnościowych lub posiłków są zobowiązane do prowadzenia ewidencji osób odbierających paczki lub posiłki oraz ewidencji wydanej żywności, w tym list pokwitowań wg wzoru formularzy opracowanych przez IZ (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

III. KRYTERIA, KTÓRE  MUSZĄ  SPEŁNIĆ KOŃCOWI  ODBIORCY  (KWALIFIKOWALNOŚĆ)

Odbiorcy końcowi artykułów spożywczych dostarczanych w ramach Programu  FEAD, Podprogram 2021 Plus muszą spełniać wymogi określone w Ustawie o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. (Dz.U. z 2009 r. nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), a w szczególności jej art. 7, z jednoczesnym zastosowaniem kryterium dochodowego uprawniającego do przyznania pomocy  (do 220%)  - zgodnie z Wytycznymi IZ :

            - 1 823,60 PLN dla osoby samotnej,

            - 1 410,00 PLN dla każdej osoby w rodzinie.

Podane kwoty są maksymalne, a ich przekroczenie automatycznie wyklucza osobę zainteresowaną z przyznania pomocy w postaci paczki żywnościowej lub posiłku. Od tej zasady nie ma żadnych odstępstw.

• Kwalifikowanie osób do uczestnictwa w PO PŻ, Podprogram 2021 Plus oraz zasady przekazywania artykułów spożywczych osobom potrzebującym                                                                                                                                                                    -jednostki terenowe  uczestniczące w PO PŻ współpracują z OPS w zakresie doboru odbiorców i weryfikacji ich kwalifikowalności.  OPS-y będą wydawać osobom zainteresowanym skierowania do otrzymania pomocy lub przekazywać OPL listy osób zakwalifikowanych do pomocy – obowiązują wyłącznie druki opracowane przez Instytucję Zarządzającą
• OPL mogą w swoich siedzibach przyjmować oświadczenia od osób kwalifikujących się do przyznania pomocy żywnościowej zał. Nr 5 część B. Oświadczenia wraz z wypełnionym skierowaniem zał. Nr 5 część A przekazywane są do właściwego OPS, który potwierdza kwalifikowalność do przyznania pomocy. Oświadczenia o dochodach zał. Nr 5 część B przechowywane są we właściwym OPS. OPS na ich podstawie wystawia skierowania lub listy osób zakwalifikowanych, które są przekazywane do OPL.    
• OPL mogą samodzielnie kwalifikować wyłącznie osoby bezdomne  – obowiązuje druk oświadczenia z załącznika nr 6 do wytycznych IZ. Ponadto w przypadku przekazywania pomocy żywnościowej wyłącznie na podstawie otrzymanej z OPS listy osób zakwalifikowanych OPL zobowiązane są posiadać podpisane przez  osoby znajdujące się na tej liście oświadczenia. 

          UWAGA: Każda jednostka organizacyjna PKPS  zobowiązana jest do prowadzenia rzetelnej dokumentacji     potwierdzającej kwalifikowalność osób otrzymujących gotowe artykuły spożywcze .

Definicja paczki żywnościowej dla 1 odbiorcy końcowego – zestaw minimum kilku (tj. co najmniej trzech) artykuły spożywcze z różnych grup towarowych, wydanych jednorazowo, a wchodzących w skład zestawu ustalonego przez Instytucje Zarządzającą dla całego Podprogramu 2021Plus

UWAGA: jeśli liczba zgłaszających się po odbiór paczek uprawnionych osób jest większa niż założono (większa od liczby, dla której zabezpieczono żywność), dopuszcza się zmniejszenie zestawu rocznego dla 1 odbiorcy końcowego, nie więcej jednak niż do 80 % jego całkowitej ilości, to jest do około 7,3 kg. Na zmniejszenie zestawu rocznego każdorazowo wymagana jest zgoda Rady Naczelnej PKPS. Art. spożywcze nie mogą być przekazywane instytucjom/organizacjom, które otrzymują dofinansowanie na wyżywienie lub pobierają opłaty za wyżywienie.

IV. ODBIÓR I DYSTRYBUCJA ARTYKUŁÓW  ŻYWNOŚCIOWYCH  PRZEZ  POSZCZEGÓLNE  JEDNOSTKI  ORGANIZACYJNE PKPS I INNE PODMIOTY

Przedstawiciel OPL- jednostki terenowej PKPS odbierający artykuły żywnościowe z wyznaczonego magazynu OPR musi posiadać przy sobie:                   

 - imienne upoważnienie do odbioru,

 - pieczątkę nagłówkową zarządu PKPS

Obowiązkiem odbierającego jest sprawdzenie zgodności asortymentu i ilości artykułów z dokumentami oraz prawidłowego stanu opakowań. Dlatego też powinien dokładnie przeliczyć odbierany towar, sprawdzić stan  opakowań, oznakowania i daty ważności artykułów spożywczych.

UWAGA:  Dystrybucja paczek i posiłków musi zakończyć się do dnia 31 sierpnia 2023 roku. Jeśli zaistnieje sytuacja, że OPL – jednostka terenowa we własnej ocenie - nie zdąży rozdysponować paczek lub posiłków do końca sierpnia  2023 r., powinien zwrócić niewykorzystaną żywność do magazynu WZW PKPS  najpóźniej do dnia 10 sierpnia 2023r.

V. WYDAWANIE ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH ODBIORCOM KOŃCOWYM    

 Przy wydawaniu gotowych artykułów spożywczych należy ściśle stosować racjonalną gospodarkę magazynową, w szczególności kierować się zasadą:  „n + 2” dla mleka UHT i „n + 3” dla pozostałych art. spożywczych. Oznacza to, że artykuły spożywcze muszą być w 100-procentach rozdysponowane do odbiorców w ciągu odpowiedni jednego, dwóch lub trzech miesięcy, licząc od miesiąca, w którym zostały przyjęte na stan magazynu.

 Czas wydawania żywności ostatecznym odbiorcom obejmuje okres do terminu ważności  produktu, jednakże żywność do odbiorcy indywidualnego nie powinna trafić później niż na dwa tygodnie przed upływem terminu przydatności do spożycia, jaki został podany na opakowaniu. W Podprogramie 2021 Plus dystrybucję do odbiorców  końcowych należy zakończyć do dnia 31 sierpnia 2023 roku. Po zakończeniu dystrybucji, wszystkie jednostki terenowe PKPS składają niezwłocznie w WZW PKPS sprawozdania końcowe w terminach wskazanych przez WZW PKPS. Ewidencja wydanych paczek i posiłków oraz ewidencja odbiorców paczek i posiłków musi być prowadzona wg wzorów formularzy IZ W formularzach nie można dokonywać żadnych zmian/przeróbek – można jedynie dodawać/wstawiać kolejne rubryki.

Jednostki terenowe PKPS zobowiązane są, w miarę możliwości, wzbogacać paczki FEAD produktami spożywczymi pozyskanymi we własnym zakresie, np. od darczyńców, ze zbiórek. Produkty te należy wydawać na odrębnych listach pokwitowań.

UWAGA: Na potrzeby programu  FEAD należy prowadzić odrębną gospodarkę  i dokumentację magazynową dla artykułów spożywczych FEAD i dla żywności pozyskanej we własnym zakresie. Dokumentację związaną z realizacją PO PŻ w Podprogramie 2021 Plus należy przechowywać przez 10 lat od dnia rozliczenia umowy z KOWR.

UWAGA: Wszystkie jednostki terenowe (OPL) zobowiązane są zapobiegać stygmatyzacji i wszelkiej dyskryminacji w dostępie do działań realizowanych w Podprogramie 2021 ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną.

UWAGA: O wszelkich przypadkach nieprawidłowości pojawiających się w realizacji PO PŻ w Podprogramie 2021 Plus należy niezwłocznie informować  Biuro WZW PKPS.

VI. PROMOCJA  PROGRAMU

Informację (w formie plakatu o rozmiarze min. A3) o współfinansowaniu programu FEAD z budżetu Unii Europejskiej należy rozwiesić w widocznym miejscu we wszystkich lokalach jednostek organizacyjnych PKPS, Ośrodka Pomocy Społecznej  lub organizacji współpracującej, w których przechowywana lub wydawana jest żywność.

VII.  KONTROLA REALIZACJI PROGRAMU

Wszystkie jednostki organizacyjne PKPS oraz organizacje współpracujące biorące udział w dystrybucji żywności w Podprogramie 2021 Plus przechowują przez min. 10 lat odpowiednie dokumenty towarzyszące realizacji programu i umożliwiają właściwym jednostkom organizacyjnym PKPS /MRPiPS/ KOWR /UE dostęp do nich w celu przeprowadzenia kontroli w zakresie:

- prawidłowości i rzetelności prowadzenia odrębnej dokumentacji związanej z odbiorem  i dystrybucją artykułów spożywczych,

- prawidłowości i rzetelności prowadzenia dokumentacji związanej z wydaniem artykułów spożywczych oraz dokumentacji potwierdzającej spełnienie przez osoby otrzymujące artykuły spożywcze kryteriów kwalifikowalności do programu,

- warunków przechowywania gotowych artykułów spożywczych oraz dokumentacji, w tym: m.in. dokumentacji potwierdzającej wymagania określone w obowiązujących przepisach prawnych odnoszące się do przechowywania poszczególnych rodzajów gotowych artykułów spożywczych,

- prawidłowości realizacji działań w ramach środków towarzyszących.

   Kontrola może być prowadzona na terenie i w budynkach PKPS oraz organizacji współpracujących. Prawo przeprowadzania kontroli zawsze ma jednostka zwierzchnia PKPS, jak również Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (IP) oraz upoważnieni urzędnicy z Unii Europejskiej – PKPS/organizacja współpracująca z PKPS musi otrzymać kopię protokołu  z kontroli. Kontrolowana jednostka jest zobowiązana do wnikliwego zapoznania się z protokołem i wniesienia wyczerpujących wyjaśnień oraz ew. zastrzeżeń jeszcze przed jego podpisaniem.

Kserokopię protokołu kontroli należy niezwłocznie przekazać do Biura WZW PKPS.                                                                                                                            
UWAGA: Jeżeli w wyniku przeprowadzonej kontroli ustalone zostanie, że na skutek niewłaściwego działania lub nadzoru Zarządu PKPS / organizacji współpracującej, przekazane artykuły spożywcze zostały rozdysponowane niezgodnie z ich przeznaczeniem lub uległy zniszczeniu bądź przeterminowaniu, albo były przechowywane w niewłaściwych warunkach Zarząd PKPS/ organizacja współpracująca będą zobowiązane do zwrotu kwoty stanowiącej wartość artykułów spożywczych wraz z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia stwierdzenia przypadku pow. nieprawidłowości. Stwierdzenie w trakcie kontroli niewłaściwego prowadzenia dokumentacji bądź nieterminowego i nierzetelnego prowadzenia rozliczeń skutkować może natychmiastowym wyłączeniem Zarządu PKPS /organizacji współpracującej z realizacji PO PŻ Podprogram 2021 Plus  i ew. kolejnych podprogramów.

VIII. DOKUMENTOWANIE  WYDANIA GOTOWYCH ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH   Z MAGAZYNU PKPS

Każda jednostka organizacyjna PKPS / organizacja współpracująca, tzn. każdy OPL odbierająca żywność z magazynu WZW PKPS (OPR) powinna otrzymać magazynowy dowód wydania, stanowiący podstawę do sporządzenia dowodu magazynowego przyjęcia towaru do własnego magazynu. Całość dokumentacji, tj. dowody magazynowe, listy pokwitowań, wszelkie protokoły, sprawozdania powinny być przekazane do księgowości WZW PKPS, gdzie powinny być  przechowywane przez okres min. 10 lat w wyodrębniony sposób (osobne segregatory) .   

IX. SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Każda jednostka organizacyjna PKPS biorąca udział w dystrybucji żywności  w ramach PROGRAMU FEAD Podprogram 2021 Plus  obowiązana jest do sporządzania i przesyłania do WZW PKPS sprawozdanie końcowe wg wzoru przekazanego przez WZW PKPS do wszystkich jednostek terenowych.

X. INNE UWAGI  MOGĄCE MIEĆ ZNACZENIE  PRZY  REALIZACJI  PROGRAMU

Zarządy PKPS zajmujące się dystrybucją żywności mają obowiązek dołożyć wszelkich starań, ażeby zagospodarować art. spożywcze zgodnie z ich przeznaczeniem oraz aby nie zostały one przekazane nieupoważnionym osobom lub organizacjom trzecim.

W celu zapobieżenia nieuzasadnionemu odbieraniu żywności przez te same osoby w różnych organizacjach prowadzących rozdawnictwo, zaleca  się ścisłą współpracę z  ośrodkami pomocy społecznej i z pokrewnymi organizacjami w zakresie rejestracji odbiorców żywności.

Należy zorganizować jak największą grupę pracowników i wolontariuszy na rzecz realizacji PROGRAMU.

Wszystkie OPR i OPL powinny zamieścić na swoich stronach internetowych informacje o działaniach realizowanych w ramach Podprogramu 2021 Plus, z podkreśleniem wkładu Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w finansowanie tych działań.

XI. DZIAŁANIA TOWARZYSZACE

OPR i OPL zobowiązane są prowadzić działania towarzyszące wybrane spośród niżej wymienionych:

- włączenie osób doświadczających deprywacji materialnej w funkcjonowanie społeczności lokalnych, w szczególności:

  a) zajęcia aktywizujące i wspólne inicjatywy na rzecz społeczności lokalnej, zmierzające do wyjścia z ubóstwa

  b) grupy wsparcia dla różnych kategorii osób w trudnej sytuacji (np. seniorzy, matki z dziećmi, osoby samotne)

- pomoc towarzysząca niezbędna do zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych (z wyłączeniem pomocy rzeczowej):

  a) pomoc osobom bezdomnym w utrzymaniu higieny osobistej

  b) wsparcie psychologiczne/terapeutyczne osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

Ww. lista nie jest wyczerpująca i zamknięta, może różnić się w zależności od OPR i OPL, regionu, indywidualnych potrzeb odbiorców końcowych.

Wszystkie OPR i OPL, we współpracy z OPS-mi, zobowiązane są dostarczać odbiorcom FEAD informacji o miejscach, w których mogą skorzystać z działań w ramach EFS. Ścisłą współpracę z OPS-mi należy też podjąć w ramach własnych działań OPR i OPL na rzecz aktywizacji społecznej podopiecznych i naboru podopiecznych do tych działań. 

OPR i OPL realizujące dystrybucję art. spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących zobowiązane są prowadzić działania w ramach środków towarzyszących mające na celu wzmocnienie samodzielności i kompetencji w prowadzeniu gospodarstwa domowego:

-warsztaty kulinarne dla różnych grup wiekowych z udziałem ekspertów kulinarnych;.

-warsztaty dietetyczne i dotyczące zdrowego odżywiania;

-programy edukacyjne z zakresu zdrowego odżywiania i przeciwdziałania marnotrawieniu żywności;

-warsztaty edukacji ekonomicznej (nauka tworzenia, realizacji i kontroli realizacji budżetu domowego, ekonomicznego prowadzenia gospodarstw domowego, z uwzględnieniem wszystkich finansowych i rzeczowych dochodów rodziny, w tym darów żywnościowych)

- inne działania w formie indywidualnej lub grupowej mające na celu aktywizację i włączenie społeczne odbiorców końcowych pomocy żywnościowej FEAD